Програмний асистент/ка

Ми шукаємо Програмного асистента/асистентку, що відповідатиме за організаційне, логістичне та технічне забезпечення подій Аспен Інституту Київ. Роль передбачає активну взаємодію з підрядниками, партнерами та учасниками під час підготовки та проведення заходів, а також підтримку внутрішніх процесів команди.

Асистент/асистентка працюватиме під керівництвом Директорки програмних напрямів та у взаємодії з Програмним менеджером. Посада передбачає роботу в Києві з можливими відрядженнями в межах країни.

Основні завдання:

Підготовка та проведення заходів наживо:

• бронювання локацій, підготовка простору перед подією
• координація технічного забезпечення, кейтерингу, підрядників
• організація логістики (транспорт, проживання, розміщення учасників)
• реєстрація, зустріч учасників
• замовлення друку, підготовка матеріалів на подію, поштова розсилка
• звітність після заходу (розсилка листів, фото, чек-листи, короткі підсумки)

Підготовка та проведення онлайн-заходів:

• налаштування Zoom/Teams, тестування зв’язку та трансляції
• технічна підтримка учасників і спікерів під час онлайн події
• створення та ведення реєстраційних форм
• модерація чату, моніторинг процесу, 

Підготовка до семінарів та робота з учасниками:

• інформаційний супровід відбору учасників
• призначення та організація інтерв’ю (онлайн/офлайн)
• координація прийому заявок, підтвердження участі
• комунікація з учасникам та їхня адміністративна підтримка, зокрема логістична
• редактура текстів для семінарів

Робота з даними та базами:

• формування та оновлення списків учасників
• систематизація контактів, внесення нових даних
• підготовка таблиць, звітів, статистики

Підтримка внутрішніх адміністративних процесів офісу та команди:

• обробка запитів з емейлів
• ведення календаря та організація зустрічей
• координація з офісним центром 
• робота з кореспонденцією/телефонними зверненнями 
• замовлення брендованих матеріалів і друку, організаційна та технічна підтримка (за потреби)

​

Що ми очікуємо від кандидата(ки):

• Готовність швидко навчитися на практиці
• Увага до деталей та високий рівень відповідальності
• Сильні навички координації та багатозадачності в динамічному середовищі
• Впевнене володіння цифровими інструментами для роботи з проєктами (Google Suite, Zoom, Slack, Notion тощо)
• Відмінні навички усної та письмової комунікації
• Вільне володіння українською та англійською мовами (рівень Upper-Intermediate (В2) і вище)

Які умови?

• Комфортний офіс у центрі Києва. Працюйте в сучасному просторі, який надихає на ефективність і креативність. Ми також підтримуємо гнучкість – кілька днів на тиждень можна працювати віддалено.
• Долученість до неймовірної команди, яка створює позитивні зміни в Україні та за її межами. Разом ми можемо побудувати вільне, справедливе та рівноправне суспільство.
• Доступ до унікальної спільноти. Беріть участь у закритих заходах і взаємодійте з учасниками Аспен-спільноти, провідними лідерами бізнесу, громадського сектору та держави.
• Розвиток та зростання. Cпівпраця з найкращими експертами, можливість вчитися у лідерів думок і реалізувати свої професійні амбіції у середовищі, орієнтованому на цінності.
• Конкурентна оплата, 24 календарні дні оплачуваної відпустки на рік
• Повна зайнятість, випробувальний термін — 3 місяці